GOMA企画株式会社(以下「当社」)は、社内で使うメール確認ツール「MARVIN mail read」(以下「本ツール」)で扱う情報について、次のとおり定めます。
1. 本ツールについて
本ツールは、当社の担当者(以下「利用者」)が仕事で使うメールアカウントで、返事をしていないメールや、支払い・期限などの知らせを見落とさないための社内用のツールです。対象のアカウントには、グループ会社のアカウントも含みます。本ツールは利用者のパソコンの中で動き、社外の方には提供していません。
2. 読み取る情報
本ツールは、GoogleのGmail APIを通じて、利用者が許可したメールアカウントから次の情報を読み取ります。
- 受け取ったメールの差出人・件名・日時
- メーリングリストや自動送信かどうかを示す情報と、Gmailのラベル
- 利用者が送ったメールの有無と日時
- メールとスレッド(一続きのやりとり)の識別番号と、メールアカウントのアドレス
利用者が送ったメールを読むのは、返事をしたかを確かめるためです。迷惑メールのフォルダに入ったメールについては、差出人のアドレスで送信済みのメールを検索し、前に送ったことのある相手かを確かめます。
Googleに求める権限は、読み取り用のgmail.readonlyだけです。本ツールはメールの送信・削除・変更をしません。この権限では本文も読めますが、本ツールがGoogleに求めるのはメールの見出しとラベルだけで、本文と添付ファイルは求めません。Googleの返答にほかの情報が入っていても、使わずにその場で捨てます。
3. 使い道
読み取った情報は、利用者に次のことを知らせるためだけに使います。
- 返事をしていないメールの件数、差出人のドメイン(メールアドレスの@より後ろ)、経過した日数
- 支払い・期限・契約・役所・銀行に関する知らせの件数、差出人のドメイン、経過した日数
- 迷惑メールのフォルダに入ったメールのうち、前に送ったことのある相手を名乗るものの件数と、差出人のドメイン
- 社内の人から届いて、返事をしていないメールの件数
Gmailなど個人向けのメールサービスから届いたものは、ドメインを出さず「個人」と表示するだけです。当社が手元の表に会社名を載せたドメインには、会社名を添えます。件名と差出人のアドレスは、その場で分類と検索に使うだけで、保存も表示もしません。
4. 保存する情報と場所
本ツールが利用者のパソコンの中に保存するのは、確認の結果、Googleの認可の情報、ドメインと会社名の対応表の3つです。確認の結果に入るのは、スレッドの識別番号、どのアカウントか、差出人のドメイン、分類、メールの日時、片付いたかどうか、Todoistのタスクの番号です。認可の情報は利用者だけが読める設定のファイルに置き、対応表は当社が手で作ります。
メールの本文・件名・アドレスは保存しません。確認の結果は、片付いてから30日たつと、本ツールを次に動かしたときに消します。最初に見つけてから30日たっても新しいメールが来ていないものは、片付いたものとして扱います。
5. ほかのサービスへの受け渡し
当社は、本ツールで得た情報を販売せず、広告や信用の審査にも使いません。
利用者は、確認の結果を仕事の管理に使うため、AIアシスタントのClaude(米国のAnthropic社)とタスク管理のTodoistに渡します。Claudeは結果を読んで利用者の作業盤に書き、Todoistには利用者のやることとして入ります。渡すのは、3で挙げた結果(差出人のドメインか会社名、分類、どのアカウントか、日数、件数)と、結果を見分けるための識別番号だけです。本ツールは、件名・本文・メールアドレスをこれらのサービスに渡しません。利用者は、Claudeを、送った内容をAIモデルの学習に使わない設定で使います。作業盤には件数だけを書き、差出人のドメインと分類はTodoistにだけ入れます。
作業盤とTodoistに写したものと、Claudeとのやりとりの記録は、4の30日で消す対象に入りません。作業盤とTodoistのものは利用者が消します。Claudeとのやりとりの記録は、利用者のパソコンとAnthropic社に、それぞれの保存の決まりに従って残ります。
当社は、Google APIから受け取った情報と、そこから作った結果を、AIや機械学習のモデルを作る・学習させる・改良するために使わず、そのためにほかへ渡すこともしません。
本ツールによる、Google APIから受け取った情報の利用と、ほかのアプリへの受け渡しは、Limited Useの要件を含む「Google API Services User Data Policy」(https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy)と「Google Workspace API User Data and Developer Policy」(https://developers.google.com/workspace/workspace-api-user-data-developer-policy)に従います。
6. 許可の取り消しと情報の消し方
利用者は、Googleアカウントの「サードパーティ製のアプリとサービス」から、いつでも本ツールへのアクセスを外せます。外した後は、本ツールはメールを読めません。Google Workspaceのアカウントでは、組織の管理者もこのアクセスを止められます。
手元に保存した確認の結果と認可の情報は、利用者がいつでもファイルごと消せます。Todoistに入れたタスクの消し方は、Todoistのふだんの削除と同じです。
7. この方針の変更
扱う情報や使い道を変えるときは、先にこのページを直し、利用者の許可を取り直してから新しい使い方を始めます。
8. お問い合わせ
GOMA企画株式会社
〒277-0005 千葉県柏市柏2丁目10-2-1001
代表取締役 小池充
info@goma-corp.co.jp
2026年11月5日 制定